Controla estos indicadores y mejora la gestión logística de tu almacén

¿Por qué es necesario medir la gestión de nuestro almacén?

Aquello que no se mide, no se controla y lo que no se controla, no se mejora.

El almacén es una de las áreas principales de la empresa y llevar a cabo una correcta gestión del mismo es fundamental para asegurar el éxito de la organización. Medir y controlar los principales procesos de la actividad logística que tienen lugar en el almacén nos permitirá conocer las fortalezas y debilidades de nuestra gestión, con el objetivo de identificar oportunidades de mejora.

Pero medir los procesos que se realizan en el almacén es una actividad que por sí sola no tiene valor. Estas mediciones deben estar alineadas con los objetivos de la empresa. Además, acontecimientos inesperados, como ha sido el caso del Covid, obligan a las empresas a realizar un análisis constante de datos que les permita obtener una visión global de la situación para poder tomar decisiones y reaccionar de una forma ágil y acertada. Ahora más que nunca, la adaptación rápida a los cambios está demostrando ser una de las habilidades más preciadas.

Por tanto, independientemente del tamaño que tenga la empresa, o de si trabaja con un software de almacén o no, es necesario medir y controlar las acciones que se llevan a cabo en el almacén. Si no, ¿cómo podemos anticiparnos a una rotura de stock?, ¿cuál es la capacidad del almacén para gestionar y enviar pedidos? o ¿cómo podemos saber si hay cuellos de botella en la recepción de mercancías?

¿Cómo podemos medir para mejorar la gestión logística del almacén?

Para medir y cuantificar nuestro trabajo utilizaremos KPIs (Key Performance Indicators), o lo que es lo mismo, indicadores clave de desempeño. Estos indicadores serán importantes puntos de referencia que nos ayudarán a medir si estamos cumpliendo o no los objetivos. Los indicadores deben ser medibles en el tiempo, cuantificables, se deben centrar en un único aspecto a medir y tienen que ser relevantes para nuestros objetivos.

Todo responsable de almacén sabe que es necesario medir y controlar la gestión del almacén, pero muchas veces estas métricas no se trabajan de forma correcta porque no están alineadas con los objetivos de la empresa, o porque la información que se obtiene no se interpreta de forma correcta. Por ello, a la hora de definir las métricas, escogeremos aquellas que nos permitan medir las actividades y los procesos clave para el logro de los objetivos de la organización.

Hay una serie de procesos como la recepción de mercancías, la expedición, el inventario, la gestión de los pedidos, aprovechamiento del almacén o el transporte que por normal general deberíamos medir. Pero, ¿cuáles son los principales indicadores que toda empresa debe controlar para evaluar las distintas fases de la actividad logística de un almacén?

Principales indicadores para medir la gestión logística del almacén

INDICADORES PARA LA GESTIÓN DE ENTRADAS O RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS

• Tiempo de inventariado de mercancías recibidas
  Tiempo transcurrido desde que se recibe una mercancía hasta que se coloca en stock en el almacén. Refleja la capacidad operativa del almacén para inventariar las mercancías recibidas.
• Número de pedidos recibidos por hora
  Este KPI ayuda a detectar picos de actividad en la recepción de pedidos, con el fin de buscar una coordinación con los proveedores.
• Número de pedidos recepcionados por hora
  Aporta información sobre la productividad de los operarios y el resto de factores que intervienen en la recepción de la mercancía.
• Número de recepciones completas por proveedor y día
  Permite conocer el porcentaje de mercancías de cada proveedor que llegan en perfectas condiciones. Este indicador aporta información sobre la calidad del servicio de los proveedores.
• Entregas de proveedores a tiempo por día
  Porcentaje de proveedores que entregan la mercancía a tiempo. Ofrece información sobre la eficiencia de los proveedores.

INDICADORES PARA LA GESTIÓN DE SALIDAS O EXPEDICIÓN DE MERCANCÍAS

• Cumplimiento de líneas/ line fill rate
  % de líneas completas satisfechas en todos los pedidos. Permite conocer la eficacia operativa del almacén para expedir pedidos y la eficacia con la que satisface la demanda del cliente.
• Cumplimiento de órdenes de pedido/ order fill rate en tiempo
  Mide la cantidad de pedidos que expedimos a los clientes dentro de plazo respecto a los pedidos solicitados. Es importante para conocer si el almacén gestiona y expide los pedidos de manera adecuada.
• Líneas expedidas por hora
  Aporta información acerca del rendimiento de los operarios y los procesos del almacén.
• Órdenes expedidas por hora
  Indica el grado de productividad del almacén.
• Tiempo de ciclo de orden interno
  Es el tiempo que pasa desde que llega la orden de pedido al almacén hasta que sale para su entrega. Permite conocer la capacidad del almacén para responder a la demanda y detectar retrasos en la preparación de pedidos.
• Ratio de ordenes preparadas a tiempo para expedir
  Porcentaje de órdenes completadas para ser expedidas en la fecha de expedición programada.

INDICADORES PARA  EL STOCK O INVENTARIO

• Niveles de stock de mercancía por referencia
  Niveles de stock disponibles en almacén por cada referencia. Permite tener datos para realizar una planificación óptima del aprovisionamiento y evitar roturas de stock.
• Backorders/pedidos pendientes
  Número de pedidos que no se han podido preparar por falta de stock por diversas causas. Aporta datos de rotura de stock y ayuda a identificar las causas de esa rotura.
• Inventario obsoleto/ invendible
  Stock almacenado que no tiene salida en el mercado. Evita los excesos de inventario e indica si debemos hacer limpieza de stock.
• Contracción de stock
  Compara el stock teórico con el stock real para conocer si hay una merma o pérdida de stock desconocida. Permite saber si existe el riesgo de quedarnos sin stock y si puede haber contracción de inventario por robo, daños, pérdidas…
• Rotura de stock
  Número de pedidos no satisfechos por insuficiencia de stock. Conocer cuántas veces sufrimos rotura de stock nos ayudará a encontrar el equilibrio entre la demanda y el stock necesario. Tener un exceso de stock puede ser tan contraproducente como no tener stock de seguridad.
• Rotación de stock
  Refleja la frecuencia con la que se repone la mercancía y ofrece información acerca de qué productos se venden y cuáles no.

INDICADORES PARA LA GESTIÓN DE PEDIDOS

• % de pedidos completados sin incidencias
  Ayuda a reducir los errores en la preparación de pedidos.
• Órdenes expedidas completas
  Permite identificar y reducir los errores en la preparación de pedidos.
• Nivel de cumplimiento de entregas a clientes
  Aporta datos de los pedidos entregados a tiempo sobre el total de pedidos entregados para poder mejorar la calidad de servicio al cliente.
• Coste medio de gestión de pedido
  Coste medio de todas las fases que tienen lugar desde que se recibe el pedido hasta que es entregado. Permite identificar si debemos reducir costes en alguna de las fases.
• Tiempo de preparación del ciclo de pedidos
  Tiempo que transcurre desde que se recibe un pedido hasta su entrega. Estos datos permiten valorar si es necesario reducir los tiempos de preparación de pedidos. Es la manera de lograr puntualidad en las entregas y garantizar la satisfacción del cliente.

INDICADORES PARA EL APROVECHAMIENTO DEL ALMACÉN

• Volumen de ocupación del almacén por tipo de ubicación
  Permite saber si estamos aprovechando toda la capacidad del espacio disponible, si necesitamos reestructurar el almacén, si es necesaria una ampliación, etc.
• Volumen de ocupación del almacén por referencia de artículo
  Permite identificar el destino de las ubicaciones según artículos y optimizar el uso del almacén.
• Días on hand de mercancía
  Media de tiempo que permanece una referencia en el almacén.

INDICADORES PARA LA DISTRIBUCIÓN Y EL TRANSPORTE

• Coste medio del transporte
  Calcula los costes medios de combustible, dietas de los conductores, mantenimiento de los camiones, etc., del total de viajes realizados. Este indicador permite tener un control del gasto y ver si es necesario ajustarlos.
• Mix de carga
  Permite conocer si la capacidad del camión respecto al volumen de carga que transporta el vehículo es rentable o no. Aporta datos de cuál es la carga mínima del camión para ser rentable.
• Entregas a tiempo
  Porcentaje de entregas realizadas en el tiempo estimado.